GESTIÓN DE CONTRATOS
El módulo de contratos de TAKTIK CLOUD está diseñado para administrar el relacionamiento comercial de la firma con tus clientes. En efecto, un cliente registrado puede tener uno o varios contratos a los cuales se asignarán los requerimientos, tareas, tiempos y documentos que se ingresan al sistema. Las modalidades de contratos que encontrarás en el sistema son:
Modalidad horas firma
Te permite crear una tarifa por horas de tu firma (despacho), sin importar los profesionales que participan en el contrato.
Modalidad horas hombre
Te permite asignar una tarifa diferencial por los profesionales que participan en el contrato. A cada profesional le ingresas una tarifa horaria especial.
Modalidad horas mixta
Te permite crear una tarifa de hora del despacho y añadir una tarifa diferencial de horas hombre cuando ciertos profesionales participan en el contrato.
Modalidad de Fee mensual con número de horas
Te permite establecer una tarifa mensual y asociar un número de horas determinadas a la tarifa. El sistema te permite igualmente incorporar una tarifa diferente cuando se sobrepasen las horas contratadas.
Modalidad de Fee mensual sin número de horas
Te permite crear una tarifa mensual, independientemente del número de horas trabajadas.
Modalidad tarifa plana o por proyecto
Te permite asignar una tarifa única por cada tipo de servicio que ofrece la firma (despacho).
A cada cliente se le asigna uno o varios contratos y cada uno de estos se alimenta con los requerimientos que están relacionados. Esto te permitirá realizar los análisis internos sobre cada uno de ellos o de presentar los informes a los clientes de forma separada por cada contrato.
Este módulo te permite adjuntar al sistema el contrato celebrado con el cliente, así como los documentos anexos y las propuestas, para convertirlo en un verdadero repositorio contractual.
Así mismo, desde el módulo de Contratos puedes crear tareas, como por ejemplo, renovaciones, mantenimientos, auditorías, entre otras, asignarlas a los responsables de la firma y crear recordatorios que se verán en el módulo Tablero y llegarán a su correo electrónico.
Finalmente, el sistema te permite crear contratos tipo, los cuales se pueden asignar a varios clientes, o contratos especiales diseñados para un cliente en particular. Cada contrato es editable, te permite actualizar valores, tiempos y nombres en todo momento.
Es el módulo que te permite tener una gestión por proyectos de los asuntos legales de tus clientes. En este módulo se añaden todos aquellos proyectos de los clientes (internos o externos), se definen los tiempos para realizarlos y entregarlos, y se asignan los colaboradores que participan en ellos. Puedes vincular los documentos ligados al proyecto, tomar notas de tus reuniones preparatorias y establecer tu plan de acción a través de tareas y subtareas. Una vez el colaborador ha sido asignado a un requerimiento, recibe una notificación que lo lleva directamente al proyecto creado.
Los tipos de requerimiento son definidos e ingresados por cada firma, de acuerdo a su propio modelo de gestión. Un requerimiento puede ser, por ejemplo, la elaboración de un contrato, el registro de una marca, un proceso judicial o un proyecto especial, entre otros.
La firma puede ingresar igualmente las áreas del derecho que ofrece, y estas son asignadas a cada requerimiento, lo que te permite obtener una información valiosa, desde el punto de vista administrativo y financiero cuando generes los reportes por áreas o por departamentos.
Una vez se ha creado un requerimiento, los usuarios asignados encuentran allí la información del cliente, el contrato del cual depende, la descripción del requerimiento, el contacto del cliente que lo solicita las fechas de creación y finalización, las horas invertidas (facturables y no facturables), los miembros del equipo que participan con la indicación de los tiempos facturados por cada uno y la información de las tareas vinculadas al requerimiento, en sus diferentes estados.
Finalmente, un requerimiento puede ser copiado y asignado nuevamente a otro cliente, lo que te permite conservar el modelo de trabajo utilizado, para optimizar la gestión de procesos de la firma.